Kavels importeren en bijwerken vanuit een spreadsheet

Moeten er in één keer veel kavels worden aangepast (een reeks taxaties corrigeren, omschrijvingen opschonen, een rij kavels uitlichten) dan is het niet nodig ze stuk voor stuk te openen. Upload een spreadsheet, vertel Bidvise wat elke kolom betekent, controleer precies wat er verandert en pas het in één keer toe.

Importeren werkt op de kavels van één veiling. Rijen in het bestand worden op kavelnummer gematcht met bestaande kavels, en de gekoppelde kolommen werken het bijbehorende kavel en item bij. Er verandert niets in de catalogus totdat er een volledig voorbeeld per rij is bekeken en op Toepassen is gedrukt: een bestand uploaden om alleen te zien wat het zou doen, is dus veilig.

Dit is nu een bijwerk-tool, geen aanmaak-tool. Rijen worden gematcht met kavels die al in de veiling bestaan en bijgewerkt. Geheel nieuwe kavels aanmaken vanuit een bestand wordt nog niet ondersteund (een kavel heeft een item en een sessie nodig die een plat bestand niet uitdrukt). Om kavels überhaupt in de veiling te krijgen, zie De eerste veiling aanmaken.

De importwizard openen

Open vanuit een veiling de Kavels-pagina en kies Importeren (daarna Nieuwe import). Elke uitgevoerde import staat hier met bestandsnaam, status en aantal rijen, zodat een eerdere run opnieuw te openen is om te zien wat die deed.

1. Het bestand uploaden

Sleep een CSV- of Excel-bestand (.xlsx, .xls) op het uploadvlak, of klik om te bladeren. De eerste rij moet de kolomkoppen bevatten: Bidvise leest die koppen om ze in de volgende stap aan te bieden voor koppeling.

Een paar minuten voorbereiding loont: één kolom moet het kavelnummer bevatten (zo vinden rijen hun kavel), en elke andere kolom is één veld dat wordt bijgewerkt, zoals naam, omschrijving of taxatie.

Een bestand mag tot 20.000 rijen bevatten; splits een groter bestand in kleinere bestanden en draai ze na elkaar. Het scheidingsteken maakt niet uit: zowel komma- als puntkomma-CSV’s (die laatste gangbaar uit Nederlandse Excel) worden automatisch herkend.

2. Kolommen en regels koppelen

Hier wordt de spreadsheet met Bidvise verbonden. Elke rij van de tabel is één kolom uit het bestand, met een voorbeeldwaarde uit de eerste gegevensrij en een keuzelijst Koppelen aan voor het veld dat die kolom moet bijwerken. Bidvise herkent veelvoorkomende koppen automatisch (bijvoorbeeld Lot #, Naam/Name, Omschrijving/Description) en selecteert ze alvast; alles wat op - Negeren - blijft staan, blijft ongemoeid.

Hier worden twee dingen ingesteld:

• Kavelnummer: de matchsleutel. Eén kolom moet aan Kavelnummer worden gekoppeld. Zo vindt elke rij het kavel waar die bij hoort. Zonder koppeling aan het kavelnummer gaat Bidvise niet verder.
• Bijwerkregel. Voor kavels is dit nu Alleen bestaande kavels bijwerken: gematchte kavels worden bijgewerkt, en rijen zonder match worden overgeslagen.

Per kolom is Alleen indien leeg aan te vinken, zodat een kolom alleen velden invult die nu nog leeg zijn in plaats van bestaande waarden te overschrijven: handig bij het verrijken van een catalogus in plaats van corrigeren.

Heeft de site meer dan één taal, dan verschijnen tekstvelden als naam en omschrijving per taal in de keuzelijst (bijvoorbeeld “Naam (Nederlands)”, “Naam (Engels)”). Kies de variant die bij de taal van de kolom past, en die tekst wordt voor die taal weggeschreven.

Bij doorgaan matcht Bidvise elke rij, bepaalt wat er zou veranderen en toont dat. Een korte indicator overbrugt de wachtmomenten terwijl het werkt (“Het bestand wordt gelezen…” na het uploaden, “De rijen worden geanalyseerd…” vóór het voorbeeld), zodat een groot bestand nooit bevroren lijkt.

3. Elke wijziging controleren

Het voorbeeld is de kern van de functie: het toont precies wat er met elke rij gebeurt voordat er iets wordt opgeslagen. Bovenaan een snelle telling: Rijen, Wordt bijgewerkt, Geen wijziging, Fouten.

Elke rij in de tabel toont:

• het kavel waarmee die matchte (nummer en huidige naam), of de ruwe waarde als er geen match was;
• een match-badge: Gematcht, Geen match, Meerdere matches of Conflict;
• een actie-badge: Bijwerken, Overslaan of Fout;
• de wijzigingen: een veld-voor-veld-vergelijking van oude waarde → nieuwe waarde. Klik op een rij om het volledige detail uit te klappen.

Elke toepasbare rij heeft een selectievakje. Lange bestanden worden per pagina getoond (100 rijen per pagina, met onderaan een paginabalk die “100 van 700 getoond” laat zien), dus Deze pagina selecteren vinkt de zichtbare rijen aan, en de keuzes blijven onthouden bij het bladeren door de pagina’s: een lopende teller “N geselecteerd” naast de knop Geselecteerde toepassen toont altijd het echte totaal over alle pagina’s. Vink rijen uit die niet mee moeten. Rijen die niet kunnen worden toegepast (geen match, een fout) zijn wel zichtbaar maar niet selecteerbaar, zodat te zien is wat er buiten viel en waarom. Klopt er iets niet, ga dan Terug naar koppelen en pas het aan.

4. Toepassen

Druk op Geselecteerde toepassen en Bidvise voert de wijzigingen op de achtergrond uit, zodat een groot bestand het scherm niet bezet houdt. Een voortgangsbalk toont hoeveel rijen klaar zijn (142 / 142). Na afronding volgt een samenvatting (“Klaar. 142 kavels bijgewerkt.”) en, als er rijen mislukten, een lijst van welke rijen en waarom.

Onder de samenvatting houdt de run een Wat is gewijzigd-overzicht bij: elke toegepaste rij met de diff van vóór → ná, plus eventuele mislukkingen en hun reden. Open de import op elk moment opnieuw vanuit de importlijst om precies te zien wat die run deed.

Hoe matchen werkt

Rijen vinden hun kavel op kavelnummer, binnen deze veiling. Dat geeft een paar uitkomsten, die als badges in het voorbeeld staan:

• Gematcht: precies één kavel in de veiling heeft dat nummer. Het wordt bijgewerkt.
• Geen match: geen enkel kavel heeft dat nummer. Onder de huidige bijwerk-regel wordt de rij overgeslagen.
• Meerdere matches: meer dan één kavel in de veiling heeft dat nummer. De rij wordt gemarkeerd (telt mee onder Fouten in het voorbeeld) en kan pas worden toegepast als de dubbele kavelnummers zijn opgelost.
• Conflict: twee rijen strijden om hetzelfde doel, dus Bidvise weigert te raden welke wint en markeert beide. Dit gebeurt wanneer hetzelfde kavelnummer meer dan eens in het bestand voorkomt, of wanneer twee rijen verschillende waarden naar hetzelfde onderliggende item zouden schrijven (één item kan achter meer dan één kavel zitten). Geef de conflicterende rijen gelijke waarden, of verwijder het duplicaat, en upload opnieuw.

Eén veiligheidsdetail: Bidvise controleert elk kavel opnieuw op het moment van toepassen, niet alleen bij het voorbeeld. Is een kavel tussen voorbeeld en toepassen verwijderd, hernummerd of naar een andere veiling verplaatst, dan wordt die rij als mislukt vastgelegd in plaats van stilletjes het verkeerde kavel bij te werken.

Wat er bij te werken is

De kolommen om aan te koppelen (voor kavels in een veiling):

Naam, omschrijving, conditie en afmetingen horen bij het item (het catalogusobject), terwijl actief en uitgelicht bij het kavel horen (de plaatsing van het item in deze veiling). De import schrijft elk naar de juiste plek: alleen de kolom hoeft gekoppeld te worden.

Goed om te weten

• Er verandert niets tot er wordt toegepast. Uploaden en controleren zijn veilig; terug kan altijd.
• Voorlopig alleen bijwerken. Nieuwe kavels worden nog niet vanuit een bestand aangemaakt: zie de opmerking bovenaan.
• Eén slechte rij verpest de run niet. Rijen worden onafhankelijk toegepast; mislukt er één, dan gaan de rest gewoon door en wordt de fout gemeld.
• Eén bestand, tot 20.000 rijen. Grotere bestanden worden geweigerd met de vraag ze te splitsen: draai de delen dan na elkaar.
• Eerdere runs blijven in de lijst op het importscherm: open een run opnieuw voor het volledige Wat is gewijzigd-overzicht, met welke kavels werden bijgewerkt, de exacte diffs en eventuele mislukkingen.