Telefonisch bieden en het teamrooster
Bij een live veiling belt het team klanten die niet in de zaal zijn, kort voordat hun kavel aan de beurt is. Dat gaat goed als vooraf duidelijk is wie er belt, wie gebeld wordt en bij welke kavels. In Bidvise staat dat per live sessie op de pagina Telefonisch bieden.
1. Zet het team klaar
Onder de instellingen staat Team: de mensen die op een veilingavond meewerken, met hun naam en eventueel hun eigen login. Dit zijn de bellers die later aan een telefoonbieder worden gekoppeld.
Stel bij de instellingen voor telefonisch bieden ook de voorlooptijd in: hoeveel kavels voor het kavel van de bieder er gebeld wordt. Bidvise gebruikt dat getal om te zien of een beller twee gesprekken tegelijk zou moeten voeren.
2. Zet de bezetting per sessie
Open een live sessie en kies Telefonisch bieden, dan Bezetting. Vink per teamlid aan wie die avond aanwezig is en wie telefoondienst heeft. Alleen wie telefoondienst heeft, is als beller te kiezen; een gesprek dat toch bij iemand zonder dienst staat, krijgt een waarschuwing.
3. Voeg een telefoonbieder toe
Kies Telefoonbieder toevoegen. Zoek de bieder op naam in het veld Bieder; bestaande kopers komen uit het klantenbestand en het telefoonnummer wordt ingevuld. Kies daarna het biednummer en typ de kavelnummers waarvoor de klant gebeld wil worden. Per kavel zijn een beller en een notitie vast te leggen.
Staat de klant nog niet in het bestand, kies dan Kopersprofiel aanmaken. Er opent een venster voor naam, telefoonnummer en adres. Met een ingevuld e-mailadres kan er meteen een websitegebruiker worden aangemaakt, zodat de klant ook zelf kan inloggen. Na het opslaan staat het nieuwe profiel geselecteerd en meldt een regel onder het veld wat er is aangemaakt. Hetzelfde geldt voor Biednummer aanmaken.
4. Lees het overzicht en los conflicten op
De pagina toont de belafspraken op twee manieren: per kavel en bieder (wie belt wie bij welk kavel) en per kavel (hoeveel bieders er per kavel zijn en of alles is toegewezen). Bovenaan staan de aantallen: telefoonbieders, kavels met interesse, belafspraken, niet toegewezen, conflicten.
Een conflict betekent dat één beller binnen de voorlooptijd twee verschillende bieders zou moeten bellen. Wijs een van de twee gesprekken aan een ander teamlid toe. Afdrukken maakt het belschema voor op tafel.
Wat vooraf te controleren
Ontbreekt een beller bij een belafspraak, dan telt hij als niet toegewezen. Loop de lijst voor de avond nog eens na, en check of iedereen die belt ook op de bezetting staat.