Bankrekeningen van inbrengers

Bij het uitbetalen van een inbrenger moet het geld ergens heen. Dat ergens is een bankrekening op het profiel van de inbrenger. Omdat dit het enige gegeven van een inbrenger is waarmee geld wordt verplaatst, gaat Bidvise er anders mee om dan met een telefoonnummer of een adres.

Bankgegevens worden versleuteld opgeslagen en afgeschermd getoond, en als iemand het scherm vraagt een volledig IBAN te tonen wordt dat bij de rekening vastgelegd. In het dagelijkse werk is daar weinig van te merken: een rekening toevoegen is één formulier, en daarna staat hij er gewoon als de plek waar het geld heen gaat.

Eén ding om te weten: het uitbetaalbestand is een werkdocument en bevat volledige IBANs, want daar wordt vanaf betaald. Tonen wordt vastgelegd, exporteren niet. Ga met dat bestand om zoals met elke lijst met bankgegevens.

Waar ze staan

Open een inbrenger en kies Bankrekeningen in de zijbalk. Op de pagina Details staat de afgeschermde rekening ook op de bankregel, met een link er direct naartoe. Zo is de rekening vanaf elk startpunt te bereiken.

Een inbrenger kan meerdere rekeningen hebben, bijvoorbeeld een privérekening en een nalatenschapsrekening. Precies één daarvan is de standaardrekening: die wordt gebruikt bij een uitbetaling.

Een rekening toevoegen

Er zijn twee ingangen, voor twee verschillende momenten.

Tijdens het aanmaken van de inbrenger. Het formulier voor een nieuwe inbrenger heeft een optioneel bankgedeelte. Zijn de gegevens al bij de hand, vul ze dan meteen in in plaats van eerst op te slaan en terug te komen.

Achteraf, via Bankrekeningen. Gebruik Bankrekening toevoegen voor een inbrenger die al bestaat, of voor een tweede rekening.

Twee dingen om te weten bij het invullen:

Het IBAN wordt gecontroleerd, niet alleen opgeslagen. Spaties en streepjes worden opgeruimd, en zowel de opbouw als de controlecijfers worden gecontroleerd. Een typefout die een ongeldig IBAN oplevert wordt meteen geweigerd, in plaats van pas op de dag van uitbetalen ontdekt. Bidvise gokt nooit naar een cijfer en repareert er nooit een: klopt het niet, dan komt het terug om te corrigeren.

De tenaamstelling is wie de bank kent. Vul de naam in zoals die bij de bank staat, en dat is niet altijd precies de naam van de inbrenger in de administratie. Het kan een nalatenschap, een bedrijf of een partner zijn. Op het formulier voor een nieuwe inbrenger mag het leeg blijven en wordt de naam van de inbrenger gebruikt; op het formulier Bankrekening toevoegen is het verplicht, want daar valt niets meer te raden.

De standaardrekening, en wat “bevestigd” betekent

In de lijst staan twee labels, en ze beantwoorden twee verschillende vragen.

Standaard is de rekening waar een uitbetaling heen gaat. Heeft een inbrenger er meerdere, gebruik dan Als standaard instellen bij de rekening die het geld moet ontvangen. Die wijziging wordt vastgelegd.

Bevestigd betekent dat iemand echt naar dit nummer heeft gekeken en ervoor instaat. Een rekening die een beheerder zelf heeft ingetypt, is bevestigd zodra hij is opgeslagen. Die beheerder heeft hem van de brief overgenomen, dus er valt niets dubbel te controleren. Dat geldt ook bij het later wijzigen van een IBAN: de beheerder die het nieuwe nummer invoert, bevestigt het met diezelfde handeling.

Onbevestigd komt alleen voor bij rekeningen die niet door een beheerder zijn ingevoerd: overgezet uit oude bankgegevens, ingelezen of van vroeger. Kijk het nummer na en kies Rekening bevestigen. Het IBAN hoeft daarvoor niet eerst getoond te worden.

Dat is van belang, want alleen een bevestigde standaardrekening wordt gebruikt voor uitbetalingen. Naar een onbevestigde rekening wordt niet stilzwijgend overgemaakt.

Een volledig IBAN bekijken

In de lijst en op de detailpagina staat een afgeschermd nummer: het land en de laatste vier cijfers. Genoeg om twee rekeningen uit elkaar te houden, en dat is meestal wat nodig is.

Is het hele nummer echt nodig, gebruik dan IBAN tonen. Daarmee wordt vastgelegd wie er heeft gekeken en wanneer, bij die rekening.

Dit is er niet om het gevoel te geven dat er wordt meegekeken. Bankgegevens zijn het ene veld waarbij het waardevol is om een stille, ongemerkte blik achteraf te kunnen reconstrueren. Tonen is dus een gewone handeling met een gewone aantekening erbij, en niets om te vermijden als het nodig is.

Wijzigen en opheffen

Een IBAN wijzigen is meteen bevestigen. Bij een gewijzigd IBAN legt Bidvise vast dat de oude bevestiging vervalt en welke beheerder het nieuwe nummer heeft ingevoerd en bevestigd. Een tenaamstelling of label wijzigen raakt de bevestiging niet.

Opgeheven rekeningen worden gearchiveerd, niet verwijderd. Archiveren haalt de rekening uit gebruik en behoudt de rekening zelf en de wijzigingen die eraan zijn gedaan.

Wordt de standaardrekening gearchiveerd en heeft de inbrenger nog andere rekeningen, dan neemt een daarvan het over. Bidvise kiest een bevestigde rekening boven een oudere onbevestigde. Was het de enige rekening, dan neemt niets het over, en komt die inbrenger zonder bestemming in het uitbetaalbestand. Voeg eerst de nieuwe rekening toe en bevestig hem, en archiveer daarna pas de oude.

Als een inbrenger nog oude bankgegevens heeft

Bankgegevens waren vroeger één vrij tekstveld, en bij inbrengers die al langer bekend zijn staan ze misschien nog zo. Die werken gewoon door voor uitbetalingen, met twee beperkingen: de waarde moet op het profiel van de inbrenger zelf staan. Een waarde die van een gekoppeld website-account komt wordt niet gebruikt. De oude waarde wordt niet meer gebruikt zodra die inbrenger een echte bankrekening heeft, bevestigd of niet.

Wordt er dus een rekening toegevoegd, voeg dan meteen de juiste toe. Is niet zeker welke van de oude gegevens actueel is, vraag het dan even na in plaats van te gokken.

Bestaande inbrengers overzetten doen we samen met het veilinghuis. Bidvise leest de oude bankregels in, zet elke regel om naar een echte rekening waar dat eenduidig kan, en toont een werklijst van de rest: regels met meerdere rekeningen erin, ongeldige nummers, of gegevens die na de analyse nog zijn gewijzigd. Die worden per inbrenger nagelopen en bewust omgezet. Laat het ons weten en we plannen het voor de site.